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对于公司而言，“地雷”是指埋藏在公司内部、一旦暴露即可产生巨大影响的事物。即便是员工发送的一封私人邮件中一段无伤大雅的措辞，也可能在法庭上成为一枚“地雷”，比如“这将对底限产生不良影响”。在一场产品质量诉讼中，原告律师可以利用这段陈述来破坏公司的信誉。

在读过一份公司员工写的文档之后，您开始想象检察官或者原告律师会如何利用这份文档来暗示公司实施了不当行为，接着您就会感到局促不安。那么上一次出现这种情形是什么时候呢？也许就在上周或者上个月吧。您的员工并非不关心这一问题，他们只是没有觉察到罢了。

每天都有成千上万份文档被保存起来，而且得益于技术进步，这些文档可以随时通过检索取得。正所谓，文档好似钻石，不仅珍贵而且永不磨灭。很多公司采用了电子文档管理系统，以便取代电子邮件来实现对文档的控制并记录与文档内容相关的交流活动数据。然而，如今的社会诉讼不断，要想在这种环境中生存，公司需要形成正确的沟通文化。每个人都需要明白哪些是文档中该写或不该写的内容，也需要知道如何运用技术手段来执行公司政策并能及时发现风险。

Pfizer、Bayer、Chevron和Eli Lilly等公司已经感受到了支付高昂诉讼费所带来的困扰。据媒体报道，Wyeth为Fen-Phen诉讼准备了210亿美元，而Merck在针对Vioxx的诉讼中可能需要支付500亿美元。在调查过程中，这些公司被迫出示一批文档，其中的某些陈述令人尴尬且具有煽动性，最终导致他们不得不支付高昂的和解费用。特别值得一提的是微软，Bill Gates曾在会议上说：“我们要给你多少钱才能搞垮Netscape？”而就在这句话曝光后，微软便遭受了同样的命运。

您的全体员工必须知道如何撰写完整且准确的文档而不触雷，也必须了解如何才能更好地管理这些重要资产。

Nancy Singer曾任美国司法部联邦检察官，目前正在为FDA检查员提供“避开文档雷区”方面的培训。参加2015研发峰会的互动会议，了解如何撰写合规记录、识别危及公司的内容、以及利用Vault QualityDocs管理内容，从而为公司政策提供支持。