Norgine agiliza la aprobación de contenidos en todas las operaciones globales y locales

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Después de trabajar más de una década en cumplimiento normativo, Agnès Keltie es consciente de que, para muchos de sus compañeros de Norgine, recibir noticias suyas no siempre es una buena noticia. «La gente a menudo ve el cumplimiento como una mosca molesta que les zumba en la cara, aunque sea una necesidad», explica Keltie, directora de Cumplimiento de Asuntos Médicos Globales de esta farmacéutica especializada europea. «Puede llegar a ser una tarea solitaria e ingrata, pero personalmente me encanta el desafío que supone encontrar formas creativas de cumplir las reglas mientras mantengo implicadas a las distintas partes interesadas».

El tacto y la influencia son cualidades clave necesarias para prosperar en el puesto y, de hecho, resultaron útiles cuando a Keltie se le encomendó la tarea de encontrar una forma de optimizar las aprobaciones de contenido para Norgine. Mediante la simplificación de procesos y la creación de nuevos flujos de trabajo en Veeva Vault PromoMats, Norgine pudo reducir su tiempo de revisión y aprobación al tiempo que abrió nuevas oportunidades de escalabilidad acordes con el crecimiento de la empresa.

Demasiados cocineros para una cocina

A veces, los viejos hábitos son difíciles de cambiar. La empresa había estado usando el mismo proceso de revisión médica y legal (MLR) durante décadas y, a pesar de la evolución de las leyes y normativas europeas, y de la incorporación al marketing mix de nuevas tácticas de participación como las redes sociales y el contenido dinámico, nada había cambiado en esencia. «En algunos casos, parecía que cada miembro del personal se dedicaba a revisar documentos simplemente porque siempre lo habíamos hecho de esa manera», recuerda Keltie.

La enorme cantidad de revisores no solo ralentizó las aprobaciones y el uso de campo, sino que a veces también hizo que el equipo perdiera de vista lo que realmente importaba (es decir, que la aprobación de textos tratase de garantizar el cumplimiento de los códigos de práctica). «Los revisores comentaban todo tipo de cosas, incluidas las preferencias personales de colores, la elección de palabras u otros elementos estilísticos, lo que restaba valor a la razón principal de la aprobación del texto», explica Keltie. «Si la ley o los códigos requieren que una persona sea responsable de firmar un documento, entonces solo deberíamos hacer que una persona intervenga», señalando que el resto se puede hacer mucho antes en el proceso y posiblemente fuera de cualquier sistema de aprobación de copias.

Keltie sabía que informar a algunos revisores de que su opinión ya no era fundamental para el proceso de aprobación de textos no iba a ser fácil. También sabía que la empresa necesitaba una herramienta MLR que fuera lo suficientemente flexible como para configurarse para diferentes países, cada uno con sus propios requisitos regionales; que ofreciera a Norgine la velocidad, la escalabilidad y la inteligencia necesarias para elevar su contenido al siguiente nivel.

Nueva tecnología, nuevas perspectivas

Norgine encontró su solución en Vault PromoMats. «Queríamos un sistema que se adaptara a todos los países, pero que no tuviera que ser excesivamente personalizado», explica Keltie. «Vault PromoMats nos proporciona la colaboración global y los registros de auditoría automatizados que necesitamos, pero con la suficiente flexibilidad como para que cada caso extremo no se convierta en un problema».

“Queríamos un sistema que se adaptara a todos los países, pero que no tuviera que ser excesivamente personalizado. Vault PromoMats nos proporciona la colaboración global y los registros de auditoría automatizados que necesitamos, pero con la suficiente flexibilidad como para que cada caso extremo no se convierta en un problema.” — Agnès Keltie, directora de Cumplimiento, Asuntos Médicos Globales, Norgine

Contar con la tecnología adecuada fue crucial para acelerar las revisiones MLR de Norgine, pero la gestión del cambio necesaria para implementar el nuevo proceso de revisión fue igual de importante, si no más. «A la gente no le gusta que le digan qué hacer», dice Keltie. «Aquí es donde debes tener mucho tacto, asegurándote de que entiendan que no estás generando un cambio por simple complicación, sino para ayudarlos a todos a trabajar de un modo más inteligente y rápido».

Para Keltie, poder interactuar con sus compañeros a través de los foros de la comunidad de Veeva y comentar los desafíos comunes ha sido especialmente útil durante la transición. Como miembro activo de las comunidades Content Metrics, Compliance y Content Space de Veeva, Keltie interviene a menudo en la programación de las próximas reuniones e incluso ha liderado debates fuera de las sesiones facilitadas por Veeva. «Son grupos de personas fantásticas: todos son muy abiertos y quieren mejorar la forma en que trabajamos, mejorar los productos Veeva y trabajar juntos para compartir consejos, dificultades y conocimientos, sin juzgar», dice Keltie.

Veeva Pulse Content Metrics también ha sido útil para proporcionar al equipo de Norgine una referencia del rendimiento del contenido en todo el mundo, ayudándolos a comprender las variaciones por mercados de sus medicamentos y productos sanitarios. «Utilizamos Veeva Pulse Content Metrics para supervisar nuestra posición respecto del punto de referencia del sector y para identificar oportunidades de mejora», explica Keltie.

Agilización de las aprobaciones con un proceso simplificado

Desde marzo de 2020, Norgine ha implementado Vault PromoMats en sus equipos de Asuntos Médicos, Asuntos Normativos y Marketing en 11 regiones compuestas por 20 países y sus funciones globales. Con un proceso de aprobación de contenido más ágil y simplificado respaldado por Vault PromoMats, estos equipos han podido colaborar de manera más efectiva y producir contenido de un modo más eficiente.

“Considero que formar parte de la comunidad Veeva, sumado al uso de Veeva Pulse Content Metrics, es imprescindible para moldear nuestras futuras iniciativas, individuales y colectivas, relativas a la aprobación de textos.” — Agnès Keltie, directora de Cumplimiento, Asuntos Médicos Globales, Norgine

De hecho, la empresa no solo redujo su número de aprobadores de contenido en un 50 %, sino que también logró un ciclo de revisión de no más de dos rondas por activo, aprobándose el 82 % de los recursos en un solo día. «Si tenemos en cuenta el hecho de que estamos produciendo alrededor de 8000 fragmentos de contenido al año, estas mejoras pueden suponer una diferencia considerable», afirma Keltie.

Para Norgine, el mero hecho de que ahora se pueda medir y comparar objetivamente el rendimiento de su proceso ha supuesto una gran victoria. Si bien la empresa cuenta con su propio panel interno, que continúa utilizando para informar sobre ciertos aspectos de la producción de contenido, la visión global del sector que proporciona Veeva Pulse Content Metrics ha sido fundamental para comprender y adaptar su enfoque en función de los matices de los distintos mercados.

«Considero que formar parte de la comunidad Veeva, sumado al uso de Veeva Pulse Content Metrics, es imprescindible para moldear nuestras futuras iniciativas, individuales y colectivas, relativas a la aprobación de textos».

Para obtener más información sobre el enfoque de contenido comercial de Norgine , lea este documento de Preguntas y respuestas con Agnès Keltie y Karen Timmins de Takeda.