Norgine semplifica l’approvazione dei contenuti attraverso le operazioni globali e locali

PUNTI CHIAVE

Dopo oltre un decennio trascorso ad occuparsi di Compliance, Agnès Keltie sa di non essere la prima persona che i suoi colleghi di Norgine vorrebbero sentire. “Spesso la gente considera la Compliance una vera seccatura, sebbene sia necessaria”, spiega Keltie, Compliance Manager del reparto Global Medical Affairs di un’azienda farmaceutica specializzata europea. “A volte può essere un lavoro solitario e poco gratificante, ma adoro cercare modi creativi per seguire le regole stimolando la partecipazione delle parti interessate.”

Tatto e influenza sono qualità essenziali per questo tipo di ruolo, e infatti si sono rivelate utili quando Keltie ha dovuto cercare un modo per semplificare le approvazioni dei contenuti in Norgine. Grazie alla semplificazione dei processi e ai nuovi flussi di lavoro configurati in Veeva Vault PromoMats, Norgine è riuscita a ridurre i tempi di revisione e di approvazione, cogliendo nuove opportunità di espansione man mano che l’azienda cresce.

Troppi galli nel pollaio

A volte le vecchie abitudini sono dure a morire. L’azienda seguiva la stessa procedura medica, legale e revisionale (MLR) da decenni, e nonostante i regolamenti europei in continua evoluzione e le nuove tattiche di interazione negli strumenti di marketing, come i social media e i contenuti dinamici, in pratica nulla era cambiato. “Talvolta sembrava che ogni membro dello staff dovesse rivedere i documenti, semplicemente perché avevamo sempre fatto così”, ricorda Keltie.

Il gran numero di revisori non soltanto rallentava le approvazioni e gli utilizzi pratici, ma a volte faceva sì che il team perdesse di vista quello che realmente contava (l’approvazione delle copie serve a garantire la conformità ai Codici di condotta). “I revisori commentavano un po’ tutto, ad esempio esprimendo preferenze personali sui colori, sulle scelte lessicali o su altri elementi stilistici, dimenticando così il motivo principale delle approvazioni”, racconta Keltie. “Se la legge o i codici prevedono che un documento venga firmato da una persona, allora basta una persona”, aggiungendo che il resto può essere fatto prima nel processo, magari al di fuori del sistema di approvazione delle copie.

Keltie sapeva che non sarebbe stato facile comunicare ad alcuni revisori che il loro parere non era più essenziale per il processo di approvazione. Sapeva anche che all’azienda serviva un tool di revisione MLR abbastanza flessibile da poter essere configurato per i vari Paesi, ciascuno con i propri requisiti specifici, per garantire a Norgine la velocità, la scalabilità e l’intelligenza necessarie per migliorare i propri contenuti.

Nuova tecnologia, nuove prospettive

Norgine ha trovato la soluzione adatta in Vault PromoMats. “Volevamo un sistema adatto a tutti i Paesi, che però non fosse eccessivamente personalizzato”, racconta Keltie. “Con Vault PromoMats abbiamo ottenuto la collaborazione globale e gli audit trail automatizzati che ci servivano, senza vincoli così rigidi da ostacolare ogni caso fuori dall’ordinario.”

“Volevamo un sistema adatto a tutti i Paesi, che non fosse eccessivamente personalizzato. Con Vault PromoMats abbiamo ottenuto la collaborazione globale e gli audit trail automatizzati che ci servivano, senza vincoli così rigidi da ostacolare ogni caso fuori dall’ordinario.” — Agnès Keltie, Compliance Manager, Global Medical Affairs, Norgine

La tecnologia adatta era essenziale per accelerare le revisioni MLR di Norgine, ma la gestione del cambiamento necessaria per mettere in atto il nuovo processo revisionale era altrettanto importante, forse addirittura di più. “Alla gente non piace sentirsi dire cosa fare”, sostiene Keltie. “Bisogna avere molto tatto e far capire che il cambiamento non serve soltanto a creare problemi, ma a rendere il lavoro più intelligente e più rapido per tutti.”

Per Keltie, la possibilità di comunicare con i colleghi sui forum della community di Veeva e tramite chat sui problemi comuni si è rivelata particolarmente utile durante la transizione. Come membro attivo delle community di Veeva Content Metrics, Compliance e Content Space, Keltie contribuisce spesso all’ordine del giorno delle riunioni in programma e ha anche partecipato a dibattiti al di fuori delle sessioni moderate da Veeva. “Sono gruppi di persone davvero straordinarie: tutti sono disponibili e cercano di migliorare il modo di lavorare e i prodotti Veeva, nonché condividere consigli, difficoltà e conoscenze, senza giudicarsi a vicenda”, racconta Keltie.

Veeva Pulse Content Metrics ha fornito inoltre al team di Norgine una base di riferimento per le performance dei contenuti in tutto il mondo, aiutando a capire le variazioni da un mercato all’altro dei farmaci e dei dispositivi medicali. “Usiamo Veeva Pulse Content Metrics per monitorare il nostro andamento rispetto al benchmark e per individuare opportunità di miglioramento”, spiega Keltie.

Semplificare le approvazioni con un processo di apprendimento

Dal marzo del 2020, Norgine ha implementato Vault PromoMats nei team addetti a questioni mediche, normative e di marketing in 11 regioni, distribuite in 20 Paesi e varie funzioni globali. Con un processo di approvazione dei contenuti più semplificato, basato sull’apprendimento e supportato da Vault PromoMats, i team sono riusciti ad aumentare l’efficienza della collaborazione e della produzione di contenuti.

“Ritengo che la presenza nella community Veeva, abbinata all’uso di Veeva Pulse Content Metrics, sia uno strumento fondamentale per dare forma al futuro del nostro impegno individuale e collettivo per l’approvazione dei contenuti.” — Agnès Keltie, Compliance Manager, Global Medical Affairs, Norgine

Di fatto, i responsabili dell’approvazione dei contenuti sono diminuiti del 50% e il ciclo di revisioni è sceso a non più di due per asset, con l’82% degli asset approvati nel giro di un giorno. “Considerando che produciamo circa 8.000 contenuti all’anno, questi miglioramenti possono fare la differenza”, aggiunge Keltie.

Per Norgine, la semplice capacità di misurare in modo obiettivo e confrontare le performance dei processi è stato un enorme passo avanti. Pur mantenendo le proprie dashboard interne per misurare alcuni aspetti della produzione dei contenuti, con Veeva Pulse Content Metrics l’azienda ha ottenuto una visione ampia, essenziale per comprendere e adattare i propri metodi in base alle sfaccettature dei vari mercati.

“Ritengo che la presenza nella community Veeva, abbinata all’uso di Veeva Pulse Content Metrics, sia uno strumento fondamentale per dare forma al futuro del nostro impegno individuale e collettivo per l’approvazione dei contenuti.”

Per maggiori informazioni sulla visione di Norgine sui contenuti commerciali, potete leggere l’intervista ad Agnès Keltie e a Karen Timmins di Takeda.