1 agosto 2022 | Ian Hale
Le approvazioni di nuovi farmaci sono aumentate notevolmente negli ultimi anni e, di conseguenza, anche la domanda di contenuti per supportare la loro commercializzazione. I dati di Veeva Pulse Metrics mostrano che le aziende farmaceutiche hanno aumentato la produzione di contenuti del 37% nel solo 2021. I team MLR stanno cercando di tenere il passo con quest’impennata, aumentando le revisioni dei contenuti a parità di risorse.
Le norme sulla promozione dei farmaci non indicano alle aziende emergenti nel settore del Life Science come effettuare revisioni dei contenuti promozionali in modo efficiente in termini di costi e tempi. A tal fine si usano invece best practice e piattaforme di gestione dei contenuti. Il processo migliore di revisione e approvazione consente all’azienda di documentare ogni passaggio e di pubblicare tutti i materiali necessari in modo tempestivo e conforme. Le aziende che hanno ottimizzato i propri flussi di lavoro MLR hanno ridotto del 57% la durata del ciclo di revisione e del 55% il tempo dedicato alle riunioni per la revisione. Ecco alcuni passaggi chiave per ottimizzare i flussi di lavoro, migliorare la collaborazione interna e stabilire un’unica fonte di verità.
Gettare le basi per un processo MLR efficiente
Per eseguire revisioni efficaci ed efficienti dei contenuti MLR, si parte dalla governance e dal processo. Questa best practice, come ha recentemente sottolineato la mia collega Gina Sanders, fornisce un quadro generale che include ogni gruppo coinvolto nella strategia dei contenuti. Il quadro generale dovrebbe anche definire i sistemi e i processi di revisione e gestione dei contenuti. Occorre capire chi dovrebbe partecipare alle riunioni e chi in fin dei conti può decidere eventuali modifiche al processo.
Man mano che le terapie diventano sempre più personalizzate, il contenuto promozionale dovrà essere molto diverso dai messaggi generalistici del passato. Conviene considerare una strategia di contenuto modulare e un processo di revisione in grado di offrire la flessibilità necessaria per gestire in modo efficiente la creazione, revisione e approvazione di contenuti mirati.
Prendere le giuste decisioni sul personale a cui affidare le revisioni MLR
Le aziende emergenti hanno budget limitati per le loro attività, inclusa la revisione e l’approvazione. Conviene decidere se assumere dipendenti a tempo pieno o partire da un modello in outsourcing.
Sebbene tra il personale probabilmente ci sarà già un revisore medico, molto spesso le aziende giovani si rivolgono a una società di consulenza per le revisioni normative. Devono cercarne una esperta nell’area specifica della terapia, prodotto o dispositivo di cui si occupano e informarsi sul suo background nei mercati locali, regionali e globali in cui devono presentare documenti e ottenere approvazioni. Questa società dovrà inoltre conoscere la piattaforma di revisione ed essere in grado di adattarsi alle varie esigenze.
La revisione legale potrebbe essere affidata a un team esterno pagato a progetto. Considerando che il tempo è denaro, conviene incanalare il lavoro legale attraverso una soluzione tecnologica specifica, per evitare perdite di tempo.
“Con Vault PromoMats, siamo riusciti a semplificare il processo di revisione e approvazione MLR. Ora le varie parti coinvolte possono rivedere contemporaneamente i contenuti in modo tempestivo, assicurandosi che siano conformi a tutti i codici e le normative applicabili” Irene Buesa Escriba, Global Promotional Compliance Specialist– Global Compliance & Privacy, Almirall S.A.
Semplificazione del processo con le tecnologie adatte
Tutte le principali aziende farmaceutiche e biotecnologiche ricorrono alla tecnologia per accelerare la creazione, revisione e approvazione dei loro contenuti. Le aziende in crescita possono trarre vantaggio dalla creazione di una solida base di contenuti con i sistemi MLR e DAM (Digital Asset Management).
Un sistema MLR dedicato può soppiantare inoltre i lunghi processi cartacei del passato e gestire il flusso delle revisioni anche se i revisori non si trovano tutti nella stessa sede: I documenti vengono conservati in un archivio centrale a cui tutti possono accedere, inclusi i revisori a contratto e le agenzie. Un moderno sistema MLR dovrebbe includere una libreria integrata per gestire efficacemente sia i reclami che i riferimenti. Questo riduce le attività amministrative relative alla manutenzione dell’archivio dei reclami e il rischio di gestione dei reclami in tutti i paesi, i canali e le risorse.
“Volevamo un sistema adatto a tutti i paesi, che non fosse eccessivamente personalizzato. Vault PromoMats ci offre gli audit trail automatizzati e la collaborazione globale che ci occorrono, pur garantendo la flessibilità per adattarsi agli eventuali casi estremi” Agnès Keltie, Global Medical Affairs, Norgine.
Un sistema MLR robusto dovrebbe supportare e automatizzare le attività controllate conformi che aumentano la velocità di revisione, di eventuale invio alle autorità e di immissione sul mercato dei contenuti. Infine, conviene cercare un sistema MLR con flussi di revisione flessibili, per soddisfare le esigenze dell’organizzazione in modo scalabile.
Sviluppo scalabile dei contenuti con Digital Asset Management
I sistemi DAM sono fondamentali per un processo di sviluppo e revisione dei contenuti modulari. Organizzano tutti gli elementi grafici e di testo relativi ai contenuti e forniscono un archivio approvato per i partner delle agenzie per accedere e creare rapidamente nuovi contenuti. I sistemi DAM contengono metadati e informazioni sui diritti per ogni contenuto e, se una risorsa viene successivamente riutilizzata in un altro canale o formato di contenuto (una best practice per ottimizzare la spesa per i contenuti), offrono piena visibilità sulle precedenti approvazioni MLR, per vedere la data dell’ultimo controllo.
Le revisioni MLR sono sempre state un elemento critico delle operazioni di marketing nelle aziende del Life Science. Questo non cambierà, ma i processi su carta, email o fogli di calcolo hanno i giorni contati. L’adozione di un sistema MLR appositamente creato consente di gestire meglio il processo e di renderlo più efficiente e scalabile man mano che aumentano le esigenze aziendali.
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